为了协调团队的工作，需要召开会议。看似很容易开展，但现实中，有时会因为没完没了的电话，导致员工没有时间上班。在本文中，我们将告诉您如何计划会议，使其成为增长的动力，而不会将团队拖入谷底。
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何时、何人以及为何召开会议
商务会议是协调团队工作和做出重要决策的有效工具。然而，“会议”这个词有时有负面含义：许多员工认为这样的会议是浪费时间。为了使它们发挥作用，需要正确组织它们，并且必须选择正确的会议方法。
会议的主要目标是：
解决问题。会议期间，团队可以积极解决问题并分享改进业务流程的想法。这就是员工如何提出可以改善业务的想法的方式。
分析。会议参与者聚集在一起分析工作结果并查找业务流程中的瓶颈。这将帮助您确定应该进行哪些更改来提高团队的绩效。要么提高客户忠诚度，要么吸引投资——这一切都取决于目标。
同步团体目标。召开会议来审查公司目标并解释员工的工作如何有助于实现成果。
动机。会议是激励员工的一种方式。为了提高会议期间的生产力，请务必谈论团队的成功并分享个人表演者的故事。提供具体的KPI并讨论所取得的成果。这将激励员工高效地工作。
新闻和计划的传达。这样的会议首先讨论新项目、公司变化、新员工或工作规则。该团队收到第一手信息，可以提出一般性问题并获得答案。信息交流是必要的，以便所有员工都了解公司事务。
对当前问题的讨论。有些公司每天都会组织聚会。需要这样的会议，以便每个团队成员都可以谈论他们的任务绩效并与同事讨论进一步的工作。在这次会议期间，将讨论最困难的问题，处理团队的经验和可能出现的错误。
会议的频率取决于会议的焦点。如果这是一次讨论计划和优先事项的战略会议，那么最好每月召集团队一次。如果团队想要讨论当前问题，值得召开持续 10-15 分钟的会议，但每天都可以。
有时，企业可以完全不召开会议，以减少员工时间的浪费。
✅需要与管理者准确讨论增加销售额的措施。值得召开一次会议来讨论提高销售效率的问题。
❌我们需要谈一谈企业文化的创新。为此，会议传递信息的成本太高；它需要会议参与者的时间。在团队聊天中写消息可能会更容易、更快捷。
对于此类公告，使用企业通讯工具会很方便。例如，在 Compass Messenger 中，您可以为不同的任务、项目和团队设置单个聊天系统。经理将能够为所需的团队或部门撰写新闻。员工会做出他们熟悉该消息的反应。
您还可以在 Compass 企业通讯软件中召开 1000 多名参与者的会议。屏幕录制和共享、背景更换、举手、反应、聊天、控制参与者的动作-会议主持、“等候室”功能。以高清质量通话。会议时间没有限制。这很重要，因为许多计划不允许会议持续超过一个小时。
Compass 保证个人数据的机密性和安全性：信息使用 TLS、SRTP/DTLS 和 SSL 协议进行加密。有一个本地解决方案可以在公司服务器上安装Messenger。最多10人的团队可以免费使用该服务，无功能限制。
不同项目的会议类型
经典项目
根据团队面临的目标和目的，会议的范围和持续时间可能会有所不同。
计划会议是每天或每周举行几次的简短会议。规划会议讨论了工作中的问题、问题和近期计划。会议持续时间最短 15 分钟，最长 30 分钟。
项目会议是一个较长的会议，会议参与者需要讨论当前的业务流程或计划工作。例如，HR会议用于分析部门的工作。此类会议最好每周举行一次或每两周举行一次。所有团队成员通常都会参加，包括项目或部门经理。
计划外会议- 如果出现紧急工作问题或问题，则有必要召开会议。临时会议可短可长，这完全取决于情况的复杂程度。会议参与者的数量及其目的可能会有所不同。
例如，如果需要紧急发布一篇新的博客文章，则可能只有编辑和撰稿人出席会议。如果需要修改项目预算，经理、专家和骨干人员必须出席会议。
我们将提供一段免费的时间。我们将帮助您在服务器或云端设置 Compass。我们将简化球队的搬迁和适应工作。
预约咨询
战略会议- 致力于长期规划和定义项目的战略目标。重要的是不要太频繁地召开战略会议，例如每月一次、每季度一次或六个月一次。
汇报会是总结一定时期内工作成果的会议。审核会议使管理者能够评估团队的绩效。通常每月进行一次，有时会更频繁一些。
敏捷
敏捷 是一种灵活的项目管理方法，涉及短迭代（冲刺）的工作。这些项目周期较短，通常持续一到四个星期。
最后，团队向客户展示成品或部分成品。之后，客户可以提供反馈并提出自己的愿望。根据此反馈，团队计划下一个冲刺。
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在敏捷方法中，有不同的会议来帮助管理项目。
规划是团队可以参与讨论即将到来的冲刺任务的会议。富有成效的会议的结果是员工将完成的任务列表。在会议上，管理层还评估了任务的优先级。
每日或站立会议每天在同一时间举行。在上面，参与者谈论他们昨天做了什么，今天有什么计划，以及遇到了什么问题。此类会议有很多优点：它们使团队能够随时了解正在发生的事情并快速纠正错误。会议时间为15-20分钟。
审核是团队向客户展示结果的会议。团队展示了他们在整个过程中所做的事情并回答了客户的问题。这使客户能够了解项目的进展情况并做出必要的调整。
回顾分析过去的冲刺，发现工作中出现的问题。所有利益相关者讨论下次可以改进的地方并制定行动计划。与评审不同，会议的目的不是向客户展示工作，而是总结结果，发现并消除额外的错误。
有效会议的原则
有 6 个简单的规则可以帮助会议成为沟通、交流和团队合作的有效工具。
1.设定目标。会议议程有助于提高会议效率。员工知道会议的预期并可以为此做好准备。因此，您不应该在没有目标和需要获得的结果的情况下开始会议。
🎯目标：销售部8月份工作分析。
⚡结果： 9月份销售体系完善工作计划。
Telegram 数据用于 与其他行业领导者一起创建内容（例如报告或信 息图表）。双方都可以 向其受众推广内容，从而产生共享线索。我们使用行业 特定来源收 电报数据 集联系方式。我们通过经过验证的 数据合作伙伴 网络验证所有 这些联系人。我们每天更新存储库 中的每个联系方式并重复该过程。如果您愿意，您可以与我们公司合作，我们提供 快速有效的服务。您也可以访问我们的网站。
如果会议结束后，没有一个员工和经理明白下一步该做什么，那么很可能会议没有特定的主题。这样的会议没有多大用处。
因此，会议的结果和主题有助于与会者集中讨论主要工作问题。
2. 计划会议。为了使会议顺利进行，作者必须制定一个包含活动时间的计划。描述会议讨论的要点，并为每个要点设定时间范围。留出时间讨论重要问题很重要。
当您在聊天中写下有关新会议的公告时，请立即表明计划：活动的结构和时间安排。这使员工可以了解会议的顺序，以便他们可以做好准备。
3. 指定一名协调员。如果会议没有领导者，没有人控制讨论的进程，那就很糟糕了。如果会议有一位协调员或主席，那就太好了——一个人……
监控时间安排并保持所需的会议节奏；
建立专家之间的关系，确保他们不会互相打扰，并确保发言的形式符合活动议程；
知道如何解决冲突；
回答提出的问题；
提醒大家，讨论时间要有限，还要听取每个与会者的意见。
协调员，也称为秘书，对会议的结果负责。他必须能够吸引团队的注意力并将讨论引向正确的方向。协调员的角色可以由部门主管或项目经理来担任。如果您的团队中没有合适的候选人，您可能需要考虑对员工进行会议技能培训。
4. 准备会议。演讲者和团队都应在会议开始前做好讨论准备。因此，请通过发送电子邮件提前警告员工有关会议的信息。指出哪些材料或数据对会议有用。
例如，在会议期间，您需要集思广益并提出新的想法来推广产品或服务。您可以要求团队收集有关竞争对手或外国公司的信息、案例。
如果会议专门分析部门绩效，请要求员工带着他们的 KPI 参加会议。准备您自己的有关部门工作的数据。这将有助于使讨论更有成效。
5、剔除不必要的参与者。始终只邀请那些真正有助于解决所讨论问题的人参加会议。如果你邀请开发者讨论产品推广策略，他们很可能无法提供帮助。这只是营销人员的任务，而开发会议则专门用于产品开发。
6. 提供会议摘要。会议的结束并不意味着目标的完成。因此，你应 为稀土金属采矿业务提供资金的 7 种方式 该对会议进行总结并起草会议记录——一个简短的总结，记录小组讨论的要点和主要结果。在会议结果中，您可以立即指出具体问题的负责人。
会议结束后，应将此类摘要发送给所有会议参与者，例如在团队聊天中共享。这将有助于成功签署协议。会议结束后，员工会更容易理解该做什么。
一些公司收集会议参与者的签名。这是会议参与者熟悉创新或新任务的协议。在这种情况下，会议的每个参与者都对完成分配的任务承担个人责任。
在我们的经理指南中详细了解如何与员工建立沟通。
组织会议的阶段
一次有效会议的关键是精心准备。组织得当的会议对参与者有很大帮助。如果你制定了计划，你就能取得成果并满足时间要求。
1.设定目标
准备每次会议的第一步是思考其目标。您需要了解会议结束时想要实现什么结果。每次会议都有特定的目的：
🎯主要目标：为网站上的博客内容产生创意。
🎯主要任务：选择业务发展策略。
🎯主题：解决销量下滑的问题。
🎯主要目标：讨论移动应用程序设计条件。
如果有多个目标，则值得将它们全部列出。此后，制定会议的详细计划和时间安排。
2. 选择参与者
考虑哪些员工应该参加会议以及哪些员工可以选择出席。列出会议参与者的名单。
挑战在于邀请那些能够真正为讨论和决策做出贡献的人。避免邀请大量人员。额外的参与者不会带来价值，同时也不会执行他们的任务。
如果会议需要某些员工讨论两个工作问题，您可以先与他们交谈。然后你应该让他们离开并继续与团队其他成员进行主要讨论。
3. 选择地点和时间
选择一个对大多数与会者来说方便见面的时间。会议地点必须与受邀人数相对应，并且必须配备必要的设备。例如，办公室应该有一台投影仪。
值得提醒员工会议时间并要求他们不要迟到。让他们 美国手机号码列表 将会议日期记在日历上。即使会议稍微延迟也会导致损失。例如，如果有 12 名员工参加会议，每小时费用为 1,500 卢布，那么延误 15 分钟将使公司损失 4,500 卢布。员工在一年内频繁迟到可能会造成大量损失。
因此，遵守时间安排并按时开始会议是有意义的。有些公司在特定日期收集它们：
周一，他们安排会议讨论本周的任务；
周三的会议专门讨论销售指标；
周五 – 部门报告。
如果您在线召开会议，您应该选择方便的视频会议服务。立即检查您是否可以向会议添加所需数量的参与者，以及该服务是否具有团队需要的所有功能。
例如，在 Compass 企业通讯软件中，一次会议可以有 1000 多名参与者，这允许您选择任何会议形式。团队合作的所有重要功能都在这里：屏幕共享和录制、背景更改、聊天和反应、会议主持和等候室功能。会议时间没有限制。
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4. 准备文件
提前准备会议：所有会议参加者应发送必要的文件、报告和材料。这将帮助他们更好地准备并加快会议的讨论进程。
5.我们召开会议
准时在指定时间开始会议。会议主持人或会议组织者应宣布会议开始。他对与会人员表示欢迎，宣布会议目的和会议计划。检查一切是否清楚。然后团队继续讨论主题。
在讨论会议议程后，与会者通常会做出一些决定，这些决定记录在会议记录中。决定可以通过多数票或投票一致作出。例如，在 Compass 企业通讯软件中，您可以在视频会议期间创建聊天投票。
会议结束时进行汇报。协调人决定团队的进一步行动、实施时间并分配责任。会议结束后，要对会议决定的落实情况进行监督。这可以由协调员来完成。
会议设备
视频会议服务。此类技术用于与远程团队举行所有会议。在他们的帮助下，您可以安排演示、启动调查、显示报告和录制会议。
如果不需要在手机或计算机上安装会议应用程序，这会很方便。在 Compass 企业信使中，您可以直接在浏览器中加入会议 – 当您想要邀请客户、合作伙伴和其他不使用信使的人参加时，这很方便。无需注册，只需在浏览器中打开链接即可。
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投影仪或交互式白板。在工作会议期间，有必要进行演示、展示当前数据和报告。投影仪和白板是可视化信息的简单方法。
活动挂图和记号板。对于集思广益和可视化想法，使用活动挂图和标记板是合适的。然后他们让参与者写下要点、绘制图表并模拟情况。
片剂。在他们的帮助下，讨论参与者可以快速找到相关信息、共享文件以及寻找想法、建议和解决方案。
我们来总结一下
定期会议是协调团队事务、做出重要决策、讨论问题的有效方式。为了发挥作用，它们必须得到适当的组织和实施。会议并不总是必要的。在某些情况下，如果可以通过通信方式讨论工作问题，您可以不使用它。
根据团队面临的问题，有不同类型的会议：计划会议、计划外会议、战略会议、报告会议和会议。敏捷方法论中还有其他类型的此类会议，包括日常会议、计划、审查和工作回顾。
从团队管理的角度来看，会议是一种通用的解决方案。借助它的帮助，您可以产生想法、分享新闻、分析工作、向客户展示产品以及讨论问题。大多数情况下，会议的组织和举行是委托给部门负责人或高级管理层的。参与者的组成取决于目标。有时值得邀请普通专家，有时则需要组建董事会。会议可能持续 15 分钟，也可能持续几个小时。这完全取决于需要讨论的工作问题的数量。
会议的效果取决于前期的准备工作。因此，公司对于会议的准备和召开有一定的规定。首先，了解活动的目标很重要。接下来你需要制定规则和计划以及演讲的时间。没有规则的会议可能会太长。有了法规，它的工作效率就会更高。
不要随机安排会议，而是计划一个参与者名单并排除不必要的人。您还需要为每次会议做好准备：收集文件、报告和数据。最后的规则是在会议结束后写一份总结和行动计划。这可以实现高效的工作会议。另外，总结也能帮助你随时记住上次会议的要点。
要为远程团队召开会议，请选择便捷的视频会议服务。例如企业通讯软件Compass，会议没有时间限制，一次远程会议可以有1000+参与者。因此，该服务允许您组织最多参与者的会议。选择Compass的其他原因：用户可以通过浏览器进行连接，并且有适用于主要操作系统的应用程序。所有必要的功能都可以在这里使用：录制和屏幕共享、聊天和反应、民意调查。技术支持-在Messenger中单独聊天，使用户能够快速获得帮助。
会议使用活动挂图和投影仪。在他们的帮助下，召开会议，尤其是当您需要清楚地呈现数据时，会容易得多。
